臨沂尚美噴繪廣告有限公司成立于2004年，現(xiàn)已發(fā)展成具有一定規(guī)模，集廣告設(shè)計(jì)、電腦數(shù)碼戶內(nèi)噴繪、電腦數(shù)碼大型戶外廣告噴繪為一體的綜合性廣告設(shè)計(jì)制作公司，服務(wù)完善。
 

以下是黃總的部分分享內(nèi)容：
 
大家好，我是山東臨沂尚美噴畫，我今天給大家分享我使用易凱的經(jīng)驗(yàn)，講得不好，請大家多多擔(dān)待。我的分享主題是：如何應(yīng)用易凱軟件助力廣告公司發(fā)展。
 
通俗的說就是用好一個軟件，實(shí)際上就是完善你的公司經(jīng)營。為什么這么說呢？我會用以下的半個小時給大家分為三點(diǎn)的講我的使用心得。

第一點(diǎn)，從業(yè)務(wù)接單-審核-產(chǎn)量登記-進(jìn)貨-庫存-外協(xié)-發(fā)貨，實(shí)際易凱軟件已經(jīng)把流程都弄的非常精準(zhǔn)了，然后我講一下如何應(yīng)用軟件助力我們公司發(fā)展。
 
根據(jù)這個軟件再結(jié)合咱們實(shí)際的公司情況，從接單到生產(chǎn)到配送到財務(wù)這4大塊，在軟件當(dāng)中的應(yīng)用。軟件上的流程跟咱們公司的基礎(chǔ)流程基本上是相似的。
 
完善軟件系統(tǒng)上的每個環(huán)節(jié)、流程就是完善公司的流程環(huán)節(jié)。我們做公司就是做這個工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)就是我們這個軟件之類的東西就是這個公司的制度了。實(shí)際上現(xiàn)在這個工作流程就是從接單到最后的財務(wù)。要做好工作流程，需要從軟件應(yīng)用開始。

第二點(diǎn)，軟件要如何快速上手、啟用。如果大家購買這個軟件之后，我們第一要做的是完善系統(tǒng)當(dāng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，要把自己公司的每個部門劃分的清晰清楚。
 
比如我們工作，現(xiàn)在就劃分寫真、噴繪、UV、旗幟、雕刻就是各個部門的環(huán)節(jié)。然后設(shè)置下一步就是工序，工作中心，比如我們現(xiàn)在寫真部門有打印輸出 ，覆膜，我們設(shè)置為2個工序。設(shè)計(jì)部門也設(shè)置成2個工序，一個是打圖一個是拼接。
 
這樣設(shè)置工序，就會讓每個部門的工作人員工作起來更直接，知道第一步干嘛，第二步干嘛，然后也會根據(jù)這個軟件的流程進(jìn)行開工、完工，最后這個發(fā)貨，每個工序他都會點(diǎn)他自己的產(chǎn)量，到月底就能在軟件里的產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)，然后能統(tǒng)計(jì)出他這個工作情況，就根據(jù)他的工作情況給他進(jìn)行提成工資發(fā)放。
 
另外，這個基礎(chǔ)數(shù)量里還有個項(xiàng)目類型，材料，項(xiàng)目價格，這些都是軟件啟動前期需要做好的東西。把前期工作做好能讓后期的工作更能省事，比如項(xiàng)目價格，實(shí)際上就是咱們公司這個產(chǎn)品和產(chǎn)品價格、包括這個產(chǎn)品類型，產(chǎn)品計(jì)算方式。
 
實(shí)際上把手動的工作都用軟件里的設(shè)置，把東西設(shè)置到里面后，下一步開展什么工作就可以直接選了。還有倉庫里面的材料就是材料的種類，材料的分類，具體的材料，都要根據(jù)咱們手動的工作錄入進(jìn)去，還有一些銀行賬號，費(fèi)用類型，這些就是咱們財務(wù)方面的知識。把這些資料都錄入之后，就可以開始咱們這個軟件使用了。
 

第三點(diǎn)就是這個軟件的使用可以讓公司全員共同使用和維護(hù)軟件。這個要負(fù)責(zé)人或者老板牽頭一定要嚴(yán)格按照軟件的流程，還有軟件的操作方式。
 
購買軟件后，易凱公司會給咱們提供一本用戶手冊，這里面會把各個系統(tǒng)操作的關(guān)鍵詞都列出來，各個操作規(guī)范都已經(jīng)講得非常清楚，大家一定要這個產(chǎn)品手冊進(jìn)行全員教育，一定要讓大家都去規(guī)范的操作，這樣能讓公司這個工作流程，財務(wù)，倉庫還有所有的經(jīng)營情況避免很多問題的發(fā)生。
 
就是說從業(yè)務(wù)的接單開單到生產(chǎn)制造到配送再到財務(wù)，這些根據(jù)軟件流程，每個人每個部門都按他這個軟件去操作，這樣我們每個活的每個環(huán)節(jié)都能在軟件上查到。
 
打一比方，如果說一個公司給我們業(yè)務(wù)，然后我們業(yè)務(wù)前期會談價格和產(chǎn)品的應(yīng)用，客戶會下單，下單后就會開單，客戶打款后審核，審核后生產(chǎn)人員就看到這個單子。
 
然后生產(chǎn)之后，比如說寫真、噴繪、條幅，其實(shí)我們這個單據(jù)的開單數(shù)就已經(jīng)把這個活的要求開到相應(yīng)的部門當(dāng)中。
 
比如說這次開的寫真，寫真生產(chǎn)部門就看到這個單據(jù)，單據(jù)也有這個生產(chǎn)制造要求，他會根據(jù)這個生產(chǎn)制作要求進(jìn)行開工制作。然后他會點(diǎn)開工，把圖拷到這個寫真機(jī)的電腦上進(jìn)行開工，開始制作。
 
制作完成后，比如說他已經(jīng)打完圖輸出了，這個工序做完了，他會在這個工序點(diǎn)產(chǎn)量，這個活就到了下一個環(huán)節(jié)，比如裱膜，這個裱膜部門就會看到前一道工序完成后，他就會進(jìn)行裱膜工作，裱膜完成后，再進(jìn)行下一步，他就會把這個工作進(jìn)行完工。
 
點(diǎn)了完工后，這個單子的流程就自動進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)，然后就是包裝與發(fā)貨，這個發(fā)貨人員就能看到這個完工的活。就是如果這個完工的活員工沒有點(diǎn)完工的話，這個發(fā)貨的員工就看不到。
 
發(fā)貨人員進(jìn)行包裝，然后會進(jìn)行相應(yīng)的派送，派送的時候，我們也會區(qū)分，比如市區(qū)還有發(fā)貨，他會根據(jù)這個單子要求，會去派送。
 
我們的工作環(huán)節(jié)，就是制作完之后，我們會把打印出來的標(biāo)簽貼到那個貨上。（我們是有買條碼機(jī)，就是咱們軟件完共后能打印這個標(biāo)簽），然后我們的發(fā)貨部門也會用這個打印機(jī)打印一個送貨標(biāo)簽。
 
如果當(dāng)時開單人員在開單的時候有送貨地址、送貨電話、收件人，這三個信息就會顯示出來在標(biāo)簽上。標(biāo)簽都是帶不干膠，可以直接貼到貨上去。這樣他就會避免出現(xiàn)這個信息的錯誤，就能把貨物相應(yīng)的制作、包裝、送貨都能做得很好。
 
發(fā)貨之后，這個書簽或者簽字就會交給咱們財務(wù)部門，財務(wù)會根據(jù)這個收款的情況進(jìn)行軟件的操作?，F(xiàn)在我們財務(wù)是怎么做的呢，原來都是欠款，現(xiàn)在我們都不做欠款，都做現(xiàn)款。
 
我們在開單之后，會要求客戶打款，客戶打款后我們才進(jìn)行審核。或者有客戶的生產(chǎn)量比較大，害怕我們公司也不太相信，然后打個定金，我們會在這個單據(jù)收定金，這個里面的財務(wù)功能會顯示客戶的應(yīng)收款還剩多少。
 
然后發(fā)貨前，我們會把定金先收回再發(fā)貨。我們也能在統(tǒng)一報表里有客戶應(yīng)收款，點(diǎn)開后，也能看到每個時段每個月的應(yīng)收款項(xiàng)。
 
再說一下這個財務(wù)的費(fèi)用，費(fèi)用就是電話費(fèi)、電費(fèi)，員工工資等，都要把這些設(shè)置到這里。平時，要每個部門，例如財務(wù)部門，管賬務(wù)、報表，一定要讓財務(wù)部按照這個軟件的流程和各個科目去把這個賬務(wù)和統(tǒng)一報表里面的東西都要完善好。
 
每到月底的時候咱們老板還有負(fù)責(zé)人就能很輕易的點(diǎn)開付款單、收款單、應(yīng)收賬款、費(fèi)用材料，就能看每個月的經(jīng)營情況。只有了解了資金情況后，才能進(jìn)行公司經(jīng)營方面的這個調(diào)整，所以說軟件應(yīng)用非常重要，一定要按照這個軟件工序來好好的完善軟件數(shù)據(jù)。
 
接下來再說說倉庫這塊，實(shí)際上倉庫是公司一個非常重要的部門，因?yàn)閭}庫他關(guān)系到咱們公司的采購就關(guān)系到咱們這個材料，材料是公司一個比較大的支出。
 
倉庫也是與其他部門一樣，就是財務(wù)人員進(jìn)行倉庫操作的時候，也是按照流程來，比如說：采購入庫，然后領(lǐng)料、出庫，調(diào)撥單、庫存查詢、入庫單作廢、出庫單作廢，也是按照實(shí)際要求來操作。
 
我們公司要求就是一定要嚴(yán)格按照這倉庫流程來做，簡單介紹一下，就是我們公司比如寫真、噴繪、每個部門在領(lǐng)料，我們會進(jìn)行控制，開單人員接單開單后，寫真來了100方的業(yè)務(wù)單。我們倉庫人員不用生產(chǎn)人員過來領(lǐng)料，他就已經(jīng)能看到單子，就已經(jīng)能看到這個活需要用多少平方的材料。
 
倉庫人員就會把這個材料先在倉庫里面去找到，然后把它標(biāo)上：這是用在哪個客戶哪個部門，放在哪個地方。然后生產(chǎn)人員看到這個單子就過來領(lǐng)料，這樣一來，倉庫人員已經(jīng)把料都準(zhǔn)備好了，這樣能節(jié)省時間還能節(jié)省用料。
 
為什么說能節(jié)省用料？我們要求我們倉庫人員在進(jìn)行這個出料的時候來根據(jù)這個活的平方數(shù)。比如咱們一卷材料，是200方，那這個活就是用料需要100方，倉庫人員就會找已經(jīng)拆了的料，例如是還剩下110方，先優(yōu)先使用，也會進(jìn)行相應(yīng)的記錄。
 
生產(chǎn)人員進(jìn)行生產(chǎn)后，還剩10個平方，或者說剩1-2個方的話，這個就不要求他再把這個調(diào)回來，如果說這個料還剩50方或者100方比較多的話，再要求他是必須得回料，這樣才能控制單的庫存，也能控制生產(chǎn)人員。
 
如果不按照這個情況給他領(lǐng)料的，很輕易就能拿到料，如果把圖作廢了，或者說有些客戶會和咱們的生產(chǎn)人員關(guān)系很好，能讓咱們生產(chǎn)人員從私下里給他生產(chǎn)，那這樣就控制不了了。就說咱們吧倉庫的原料控制好了就會避免這個事情的發(fā)生。
 

總結(jié)：
我們公司，現(xiàn)在就是部門劃分的，業(yè)務(wù)部門和生產(chǎn)部門和配送和財務(wù)部門，然后我們生產(chǎn)部門當(dāng)中又分了這個寫真、噴繪、條幅各生產(chǎn)部門，每個部門都有各個的部門主管。
 
咱們老板或者負(fù)責(zé)人一定要要求咱們的主管監(jiān)督好咱們這個軟件的操作，負(fù)責(zé)人或者老板一定也要嚴(yán)格要經(jīng)常去看軟件，看那個地方操作有問題，咱們一定要和主管一起把這個軟件應(yīng)用好。
 
比如說業(yè)務(wù)部的主管要去業(yè)務(wù)單據(jù)審核，比如說開錯的單子，項(xiàng)目，產(chǎn)品方面的，也得去監(jiān)督好。生產(chǎn)部門的主管讓他要負(fù)責(zé)的東西就是要每天監(jiān)督，特別是每天上班、下班，一定要看看今天的完工情況。
 
比如今天早晨8點(diǎn)上班，昨天夜班干的什么情況，主管一定有打開軟件看他的部門的昨天生產(chǎn)情況，然后還剩了多少沒有生產(chǎn)完的，還有今天要發(fā)生這個業(yè)務(wù)的情況。根據(jù)這個東西去派工去進(jìn)行安排生產(chǎn)，然后也進(jìn)行這個調(diào)整。
 
比如量比較大，他要進(jìn)行這個調(diào)節(jié)，他也要和業(yè)務(wù)部門去溝通，如果又來了一個量比較大的，又來了500方，然后他現(xiàn)在還有很多方?jīng)]有生產(chǎn)出來，這個情況就要和業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通這個交貨時間，由業(yè)務(wù)那邊和客戶進(jìn)行溝通。
 
生產(chǎn)部門的主管每天下班的時候更加要看看今天的單據(jù)完工情況，注意看今天剩了多少活還沒干完，然后他要安排下個班去生產(chǎn)。
 
著重講一下，完工后沒有按照軟件流程與操作，比如點(diǎn)了開工、生產(chǎn)，但是沒有點(diǎn)完工，這個是不對的。另外軟件還有一個最好的東西就是比如說這個客戶下單后，客戶有時候會打電話咨詢情況，我們業(yè)務(wù)員工都能按照軟件上的查單據(jù)、完工情況、是送貨了還是怎么樣，這些都能回復(fù)客戶。
 
然后生產(chǎn)后就配送，配送部主管也要看每天的單據(jù)的配送情況，講一下送貨，我們有掃碼送貨，比如這個客戶同時下了五個業(yè)務(wù)，如果說這五個訂單當(dāng)中有三個訂單生產(chǎn)出來了，他會掃碼，顯示三個，如果貨有的話就把這三個訂單電話送貨，沒有那就不要點(diǎn)送貨，這樣的話能看到?jīng)]有送貨的單子和還有送貨的單子。
 
最后說一下就是這個老板和財務(wù)部門一塊完善這個財務(wù)的情況。主要是這個月底的統(tǒng)計(jì)報表能看到材料費(fèi)用，還有這個費(fèi)用的情況，這個能顯示公司的經(jīng)營情況。
 
另外就是應(yīng)收和應(yīng)付，應(yīng)收關(guān)系到公司經(jīng)營的這個回款的情況，應(yīng)付大家也要根據(jù)公司的軟件進(jìn)行相應(yīng)的給供應(yīng)商進(jìn)行付款。做好這點(diǎn)能讓咱們公司的信譽(yù)度提高，外面的合作公司信任度也更好，才能更好的合作。
 
大家一定一定要嚴(yán)格按照這個軟件的流程操作去進(jìn)行每個部門每個人員的監(jiān)督。這樣才能讓每個工序做得更好，才能控制每個工序，才能更好的完善工資流程。